Digitale Ledenpas

Ieder lid van een bij de KNLTB aangesloten vereniging ontvangt de KNLTB ledenpas. Tot op heden is dat een plastic pasje voorzien van een magneetstrip. Met dit pasje is het mogelijk om jezelf te identificeren bij de competitie of een open toernooi en kan je een baan afhangen. Tevens kan de vereniging ervoor kiezen om de pas te gebruiken om mee te betalen in de kantine en om de toegang tot het park/clubhuis in te regelen.

De huidige fysieke ledenpas met magneetstrip is verouderd. Daar waar je voorheen voor bepaalde zaken een fysieke pas nodig had, is dat nu niet meer zo. In 2021 is daarom een digitale ledenpas gerealiseerd. Een digitale ledenpas heeft een aantal grote voordelen. Zo is het duurzamer, flexibeler om aanpassingen te maken en gaat het proces van aanmelden veel sneller; nieuwe leden kunnen na aanmelding door de Ledenadministrateur de ClubApp installeren en de digitale ledenpas is direct zichtbaar waarna je hem kunt gebruiken om te spelen. 

De overgang van een fysieke pas naar een digitale pas

De digitale pas is inmiddels voor alle leden beschikbaar in de ClubApp. Eind 2022 kan van een aantal functionaliteiten (zie hieronder) gebruik gemaakt worden. Ga als vereniging hier dus mee aan de slag en bekijk wat voor jouw situatie de beste oplossingen zijn. Mocht het toch nodig zijn nog een fysieke pas te gebruiken, dan is 2023 het laatste jaar dat deze door de KNLTB uitgegeven zal worden.

Toepassingen van de digitale pas

De invoering van de digitale ledenpas heeft consequenties voor 4 belangrijke toepassingen van de pas. Deze hebben we hieronder op een rij gezet. Ook kun je bovenaan deze pagina het webinar kijken waarin we de toepassingen toelichten.

1. Identificatie

De digitale pas is zichtbaar in de ClubApps van KNLTB.Club en AllUnited en tevens beschikbaar in de KNLTB Match App. Hierdoor kan de pas ingezet worden als identificatiemiddel bij bijvoorbeeld een competitiewedstrijd of open toernooi. Het competitie-en toernooireglement is hier op aangepast.

Daarnaast kan de vereniging de pas desgewenst zelf ook uitprinten op een plastic pas of papier. Bijvoorbeeld voor gebruik bij een traditioneel fysiek afhangbord of een toss / hussel.

2. Afhangen

Het afhangen van banen kan momenteel op een aantal manieren: Via de ClubApp, via het digitale afhangbord of via een traditioneel afhangbord. In de nieuwe situatie zijn dit de mogelijke varianten:

• Variant 1: Afhangen via de ClubApp, zonder dat je op de vereniging hoeft te zijn
  In het online reserveren van de banen via de ClubApp ziet de KNLTB de toekomst. Het is de meest snelle en gebruiksvriendelijke manier voor leden om via de app op hun telefoon een baan te boeken. Gebruik je deze variant al, dan verandert er niks in je proces.
• Variant 2: Afhangen via de ClubApp, maar met vooraf bevestigen op de club
  Als vereniging kun je instellen dat leden een baan reserveren via de ClubApp, maar de baan op de club nog definitief bevestigen. Hiervoor wordt een QR-code getoond op het scherm. Vooralsnog is dit het huidige afhangscherm. In de loop van het komende jaar voegen we ook andere soorten schermen toe. Na het scannen van de QR-code vanuit de ClubApp is de baan bevestigd. Dit is inmiddels mogelijk voor verenigingen met KNLTB.Club!

Wil je hier als vereniging mee aan de slag? Meld je dan aan via onderstaand formulier, dan gaan we dit in januari 2023 voor jouw vereniging regelen.

Dit betekent een iets andere werkwijze voor je leden. Onderaan deze pagina vind je onder downloads een instructiedocument én een opzet voor een mail om je leden hierover te informeren.

Let op: dit geldt alleen voor clubs die KNLTB.Club gebruiken. Voor gebruikers van AllUnited geldt dat dit vanaf medio Q1 2023 wordt aangeboden.

• Variant 3: Afhangen moet op de club gebeuren
  Voor verenigingen die wensen dat (een aantal) banen pas gereserveerd kunnen worden op het moment dat leden daadwerkelijk op het park zijn, kan vanaf nu ook gewerkt worden met de QR-code. Deze – iedere paar minuten wisselende – QR-code wordt zichtbaar gemaakt op het huidige scherm. Vooralsnog is dit het huidige afhangscherm. In de loop van het komende jaar voegen we ook andere soorten schermen toe. Met behulp van de ‘scanfunctie’ in de ClubApp kan de code gescand worden, waarna het afhangproces (in de app) in gang gezet zal worden.

Op dit moment is deze functionaliteit beschikbaar voor KNLTB.Club en nog niet voor AllUnited. Eén speler moet op de club via de QR-code inchecken en kan de afhangactie vervolgens afronden in de ClubApp. Verdere instellingen (bv. dat meerdere spelers dienen in te checken) volgen begin 2023.

Wil je hier als club al mee aan de slag? Meld je dan aan via onderstaand formulier, dan gaan we dit in januari voor jouw vereniging regelen.

Dit betekent een iets andere werkwijze voor je leden. Onderaan deze pagina vind je onder downloads een instructiedocument én een opzet voor een mail om je leden hierover te informeren.

Let op: dit geldt alleen voor clubs die KNLTB.Club gebruiken. Voor gebruikers van AllUnited geldt dat dit vanaf medio Q1 2023 wordt aangeboden. 

• Variant 4: Traditioneel afhangbord
  Voor verenigingen met een traditioneel (offline) afhangbord is het mogelijk om vanuit het ledenadministratiesysteem KNLTB.Club of AllUnited de pas te printen op een plastic pas of papier.

3. Toegangscontrole

Met de invoering van de digitale pas kan gebruik gemaakt worden van een pincode systeem. Door middel van het invoeren van een pincode op een toetsenbord bij het toegangspunt kan toegang worden verleend.

• Voor leden zal deze pincode in de ClubApp te vinden zijn. Deze code is persoonlijk voor ieder lid en wordt voor de veiligheid wekelijks automatisch vernieuwd. Door de pincode op een toetsenbord bij het toegangspunt in te voeren, kan toegang worden verleend. 
  Dit systeem wordt op dit moment getest bij een aantal verenigingen. Naar verwachting kunnen we verenigingen met KNLTB.Club die hier gebruik van willen maken, vanaf januari 2023 aanmelden. Concrete informatie volgt later. Voor gebruikers van AllUnited geldt dat dit vanaf medio Q1 2023 wordt aangeboden.
• Voor niet-leden, die een baan huren via Meet & Play, wordt een pincode bij de bevestiging meegestuurd (dit is reeds operationeel). Deze code is geldig net voorafgaand aan de reservering en daarna niet meer te gebruiken.

Ook kan gebruik gemaakt worden van passen met een RFID chip. Deze passen kunnen aan alle - of een deel-  van de leden worden verstrekt. Dit systeem is al operationeel.
We adviseren om gelijk een kastje met zowel een RFID-lezer als een pincode toetsenbord te installeren. Zo kan op een later moment makkelijk gekozen worden voor de andere oplossing zonder grote investeringen. Tevens kan gekozen worden voor een combinatie, waarbij bijvoorbeeld een deel van de leden gebruik maakt van de pincode en een deel van een RFID-pas.

Met bovenstaande kan op een gebruiksvriendelijke, snelle en geïntegreerde manier toegang worden ingeregeld. Hiervoor is naast benodigde hardware een platform (Meshlink) benodigd om dit in te kunnen regelen. Wij adviseren contact op te nemen met je installateur en/of leverancier voor de mogelijkheden bij jou op de club.

Is voor jou de mate van gemak en integratie minder van belang, zijn er uiteraard ook diverse andere toepassingen mogelijk. Denk aan een systeem met druppels, sleutels, een vaste (pin)code bij het slot of het continueren van een systeem met magneetstrip passen, die dan via de leverancier bijbesteld dienen te worden. Elk systeem met verschillende beveiligingsniveaus, gemak en kosten.

We krijgen regelmatig ook vragen over toegang met behulp van een QR-code. Op de digitale pas is een QR-code beschikbaar. Voor het verlenen van toegang is dit echter niet de meest ideale oplossing, omdat daarvoor professionele scan apparatuur benodigd is. Een meer laagdrempelige methode is om een vaste QR-code op de poort/toegangspunt beschikbaar te maken. Met behulp van een lezer in de ClubApp kan deze QR-code dan worden uitgelezen, waarmee toegang kan worden verleend (de lezer in de app is nog in ontwikkeling). Nadeel van dit systeem is dat er wel een continue internetverbinding dient te zijn.

Er zijn verschillende leveranciers van toegangssystemen, bijvoorbeeld Paxton of HS-Pas die bovengenoemde functionaliteiten kunnen inregelen.

4. Betalen

Een aantal verenigingen maakt gebruik van een Twelve kassasysteem waarbij er een saldo op de ledenpas gezet wordt. Daar kan vervolgens mee betaald worden in het clubhuis. Met de invoering van de digitale ledenpas zal het saldo toevoegen en betalen gaan lopen via het scannen van de QR-code op de pas in de ClubApp. In Q1 van 2023 volgt nadere informatie over hoe dit werkt.

Neem contact op met Twelve (of een andere leverancier) om afspraken te maken over het aanpassen van het kassasysteem. En informeer tijdig je leden over deze verandering. Resterend saldo op de fysieke ledenpas zal uiteindelijk komen te vervallen.

Betalen kan tegenwoordig ook via andere toepassingen. Denk aan:

• Via de bankpas (pin/contactloos)
• Apple/Google Pay
• Betaal-/bestel apps

Hoe verder?

Via deze pagina zullen we je op de hoogte houden van de verdere ontwikkelingen met betrekking tot de digitale ledenpas. Bij specifieke vragen kun je contact opnemen met je Accountmanager.